نرم افزارهای مدیریت زمان و حضور غیاب کمک می کنند که به راحتی ساعات کار کارکنان و محاسبه ی حقوق و دستمزد انجام شود. این نوع نرم افزارها برای انواع کسب و کار طراحی شده اند و برای مدیریت پرسنل، به حداقل رساندن ضرر و زیان و به حداکثر رساندن جریان نقدی کسب و کار کمک می کنند.
برخی از ویژگی های مهم نرم افزارهای مدیریت زمان و حضور و غیاب در زیر عنوان شده اند:
ردیابی تعداد ساعت کاری کارمند
دستمزد
فرآیند پرداخت خودکار حقوق و دستمزد
مطابق سازی با مقررات دولتی
دریافت دستمزد برای اضافه کاری
جلوگیری از اشتباهات کوچک حسابداری
نمایش رویداردها و روند کار بر روی نمودار و جداول
تجزیه و تحلیل ترافیک کسب و کار و هوش کسب و کار
سیستم مدیریت منابع انسانی
در ادامه ۵ نرم افزار خوب و کاربردی برای مدیریت زمان کار و حضور و غیاب کارمندان معرفی می شوند:
Emplotime
Emplotime یک سیستم ردیابی زمان مبتنی بر وب است که از طریق ساعت مجازی حضور و غیاب کارکنان محاسبه می کند. این ابزار نیازی به نصب ندارد. این ابزار مبتنی بر وب، پرتال مدیریتی را بر روی دستگاه هایی مثل کامپیوتر، تبلت یا موبایل ارائه می دهد.
دستگاه انتخاب شده باید ویژگی هایی مثل ردیابی جغرافیایی، نظارت بر اضافه کاری و قابلیت خروجی گرفتن گزارش به فرمت هایی مانند اکسل، PDF و Word را داشته باشد. کارمندان تنها باید ورود و خروج خود را با فشار یک دکمه بر روی دستگاه مشخص کنند. این ابزار تقریباً ارزان و پاسخگو است. همچنین زمانی که کارمند ورود یا خروج خود را اعلام می کند به شما اطلاع می دهد.
این اپلیکیشن همچنین قابلیت ارائه ی گزارش های دقیق در مورد اضافه کاری روزانه و هفتگی همراه با اطلاعات مشخص شده را دارد و به طور خودکار زمان معافیت را پس از ساعات کاری کسر می کند. کارمند می تواند هر چند بار که لازم است زمان ورود و خروجش را اعلام کند. buddy punch lockouts کمک می کند حقوق پرداخت شده یا پرداخت نشده برای ساعات کاری مثل مرخصی یا تعطیلات را به راحتی مشخص کنید.
ClockVIEW
ClockVIEW یک راه حل خودکار حضور و غیاب کارکنان و مدیریت ساعت کاری برای شرکت هایی با بیش از ۵۰ کارمند است. این ابزار با دسترسی به اطلاعات قبلی و جاری حضور و غیاب و زمان را ردیابی می کند.
فرآیند ضبط زمان در این نرم افزار با توجه به ویژگی هایی که برای ورود داده از جمله کارت های زمان ارائه می دهد به نظارت هر چه راحت تر حضور و غیاب کارمندان کمک می کند. این نرم افزا می تواند یک تصویر کلی از عملکرد کارکنان، مرخصی ها، تعطیلات، زمان کار و حتی مرخصی به دلیلی بیماری را در نظر بگیرد و ارائه دهد. برای مدیر گزینه ی ارسال اطلاعیه در زمانی که کارمند مرخصی گرفته است فعال است. کارمندان می توانند به راحتی زمان ورود و خروج خود را اعلام کنند و تغییرات ناهنگام مثل بیمار شدن کارمند دیگر را گزرش دهند.
Clockspot
Clockspot سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر است که اجازه می دهد کارکنان به وسیله ی تلفن همراه خود با برقراری تماس با یک شماره تلفن رایگان و یا با استفاده از ساعت آنلاین ورود و خروج خود را اعلام کنند. پس از آن سیستم بر اساس شماره ی تماس گیرنده و IP آدرس کارمندان مشخص می کند تماس یا ساعت مربوط به کدام شخص است. کارفرما نیز می تواند با هر مرورگری به سیستم وارد شود و برنامه ی زمانی کارمندان را مشاهده و هر گونه تغییرات لازم را اعمال کند.
به کمک این نرم افزار همچنین می توان کسری ها، دریافتی ها، باز پرداخت اضافه کاری را مدیریت و گزارش حقوق و دستمزد را اجرا کرد. ناظران همچنین می توانند وظایفی را به کارکنان اختصاص دهند و به آنها پیام ارسال کنند. این گزینه پیام رسانی می تواند نیاز به ارسال ایمیل را کمتر کند.
در چند مرحله ی ساده سرپرست می تواند گزارش دستمزدها را به جای تکیه بر گزارش کارکنان تهیه کند. این گزارش ها می توانند به فرمت های PDF، HTML و یا اکسل صادر شوند. این نرم افزار همچنین امکان تولید گزارش های سفارشی حقوق و دستمزد را به کارکنان و سرپرستان می دهد.
Easy Clocking
این نرم افزار به هر دو صورت مبتنی بر ابر و نصب بر روی کامپیوتر در دسترس است و راه حل حضور و غیاب و ردیابی زمان را ارائه می دهد. این سیستم دارای ویژگی های مختلف برای کارکنان از جمله مشاهده ی ساعت واقعی کارکرد، زمان تعطیلات باقی مانده، برنامه ریزی ها، تغییر شیفت کاری و درخواست مرخصی ارائه می دهد.
سیستم این نرم افزار با ساعت های بیومتریک و همچنین ساعت های مبتنی بر ابر سازگار است. کارکنان می توانند تلفن همراه خود را با ساعت این برنامه هماهنگ کنند. این محصول همچنین دارای ویژگی هایی مثل برنامه ریزی برای کارمند، راه حل مدیریت منابع انسانی و غیره را دارد.
این برنامه قابلیت برنامه ریزی برای ارسال هشدار به کارکنان و سرپرستان در مورد مسائل حضور و غیاب را دارد. یکی از ویژگی های در دسترس برای مدیران و سرپرستان امکان چک کردن کارمندانی است که در محل کار حضور پیدا کرده اند.
APS
APS یک راه حل مبتنی بر ابر است. این ابزار بسیاری از فرآیند های مدیریتی را به طور خودکار انجام می دهد و به این ترتیب متخصصان منابع انسانی و مدیران می توانند بر وظایف دیگری که به ارزش سازمان اضافه می کند تمرکز کنند. در این برنامه زمینه های متعددی برای ردیابی زمان دارد.
در بخش داشبور این برنامه می توان نمای فوری از درخواست ها برای مرخصی و کارکنان در حال اضافه کاری یا نزدیک به زمان اضافه کاری را مشاهده کرد. گزینه های ردیابی و پیگیری کاملاً قابلیت سفارشی سازی بر اساس نیاز کارفرما و سازمان را دارند.
به نقل از سایت فارسیب